Informace o zpracování osobních údajů

Institut ekonomického vzdělávání z. ú., IČO: 05418372, se sídlem Hybernská 1613/38, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaný v rejstříku ústavů vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. U 493 (dále také jako „Ústav“) jako správce osobních údajů tímto dokumentem informuje Vás, účastníky akcí, kurzů, akademií a dalších aktivit organizovaných Ústavem, koordinátory, soutěžící a další osoby (dále také jako „Vy“) o zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů Ústavu se řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také „GDPR“).

Úvodem Ústav zejména informuje, že v průběhu kurzů a akcí (zejm. Ekonomická olympiáda) bude pořizovat fotografie a další záznamy, které následně bude používat pro marketingové a PR účely, a to v souladu s níže uvedenými pravidly. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jak zpracováváme osobní údaje jako správci osobních údajů. V případě, že jste náš zaměstnanec či spolupracujeme na základě smlouvy o spolupráci nebo obdobné dohody, řídí se zpracování samostatnými zásadami ochrany osobních údajů.

A. Zpracovávané osobní údaje

Ústav zpracovává zejména osobní údaje, které souvisí provozovanou akademií a kurzy, které Ústav organizuje. Pro přehlednost Ústav rozdělil jednotlivé osobní údaje do následujících kategorií:

Identifikační údaje, jako jsou například jméno, příjmení nebo datum narození. Tyto jsou potřebné pro organizaci kurzů, propagaci a další účely popsané níže.
Kontaktní údaje, jako e-mailová adresa. Tyto jsou potřebné pro komunikaci s Vámi.
Údaje o školách, jako například název školy, adresa školy, IČO, ročník studia.
Fakturační údaje, jako například IČO, název a adresa plátce či jiného subjektu.
Fotografie, materiály a záznamy z akcí. Tyto Ústav využívá pro zajištění propagace a prezentace Ústavu navenek.

B. Účely zpracování osobních údajů

Ústav zpracovává výše uvedené osobní údaje pro následující účely.

B.1 Zajištění kurzů, akademií a soutěží

Osobní údaje Ústav zpracovává, aby zajistil organizaci kurzů, akademií a soutěží. Za tímto účelem musí komunikovat s Vámi jako účastníky, zajistit organizaci, vést seznamy přihlášených, zveřejňovat seznamy postupujících účastníků a plnit další povinnosti vyplývající z organizování takového kurzu, akademie a soutěže.

Za tímto účelem zpracovává Ústav Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o školách, Fakturační údaje (pokud je jakákoliv akce ze strany Ústavu placená).

Za účelem zveřejňování seznamu postupujících účastníků Ústav zpracovává pouze Identifikační údaje.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a Ústavem a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy, nebo v případě, kdy nejste přímo stranou této smlouvy (pokud jste např. žáci konkrétní školy), oprávněný zájem Ústavu na plnění jakékoli uzavřené smlouvy. Plnění smlouvy je v daném případě zákonné, neboť mezi Ústavem a Vámi vzniká účastí na soutěžích a akcích kvazi-smluvní vztah.

Údaje jsou zpracovávány po dobu uzavřené smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy, nebo do uplynutí 5 let od získání údajů.

B.2 Interní evidence, statistika a ochrana práv

Ústav zpracovává Vaše údaje za účelem vedení interních evidencí, zaznamenávání provedených plateb, tvorby statistických zpráv, ochrany práv a právních nároků.

Za tímto účelem Ústav zpracovává Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o školách, Fakturační údaje.

Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem Ústavu na vedení interní evidence, statistiky, chodu organizace a ochraně práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně po dobu 5 let od získání osobních údajů.

B.3 Propagace činnosti Ústavu

V průběhu aktivit Ústavu mohou být pořizovány fotografie a další materiály, včetně videí a vzdělávacích materiálů. Tyto materiály mohou obsahovat Vaše osobní údaje, a to vždy však pouze v nezbytném rozsahu, který odpovídá prováděným aktivitám Ústavu. Vaše osobní údaje jsou využívány pro sdílení na sociálních sítích, v informačních zprávách zveřejněných Ústavem na webu https://inev.cz/, ve výukových materiálech a dalších materiálech vytvořených Ústavem.

Za tímto účelem Ústav zpracovává Fotografie, materiály a záznamy z akcí.

Právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas, který nám udělíte. Údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od konání finálového kola konkrétního ročníku Ekonomické olympiády, ve kterém byl souhlas udělen, případně po dobu stanovenou v podepsaném souhlasu.

Kdykoliv také můžete uplatnit námitky proti zpracování dle tohoto dokumentu, pokud dochází ke zpracování osobních údajů.

B.4 Články a další mediální činnost Ústavu

Ústav také vytváří články a další text o účastnících Ekonomické olympiády, o bývalých soutěžících, blízkých osobách apod. V rámci tohoto může docházet ke zpracování osobních údajů těchto osob v rozsahu Identifikačních údajů.

Právním základem pro toto zpracování je zákonná výjimka zpravodajské licence dle § 17 zákona o zpracování osobních údajů, a to po dobu jejich zveřejnění.

B.5 E-mailová komunikace

Ústav zpracovává osobní údaje také za účelem, aby zajistil e-mailovou komunikaci vůči Vám a zasílal Vám například také e-maily pro podporu Ústavu. Tato e-mailová komunikace je však nad rámec plnění soutěží a kurzů, přičemž zasílání e-mailů v rámci těchto kurzů a akcí spadá pod účel uvedený v bodu B.1 těchto zásad.

Za tímto účelem Ústav zpracovává Vaše Kontaktní údaje a pro rozesílku e-mailů využívá nástroj Ecomail.

Právním základem pro toto zpracování je souhlas se zasíláním newsletterů, který jste udělili prostřednictvím přihlášení k newsletteru uvedeném na webových stránkách Ústavu, případně oprávněný zájem, který spočívá v přímém marketingu, a to za předpokladu, že jste se zúčastnili akcí či soutěží a byli jste smluvní stranou smlouvy uzavřené s Ústavem.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od získání údajů, či získání souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. Odesílání e-mailů můžete kdykoliv odmítnout, a to v každém jednotlivém e-mailu, který Vám přijde.

C. Sdílení osobních údajů

Ústav jako správce osobních údajů určuje výše uvedené účely, za nimiž získává a zpracovává Vaše osobní údaje a volí prostředky zpracování Vašich údajů. Osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími příjemci osobních údajů:

pracovníci Ústavu;
pedagogové a další účastníci akcí Ústavu;
nadace Friedrich Naumann Foundation for Freedom;
společnost Ecomail zajišťující rozesílku e-mailů;
společnost zajišťující účetní, právní čí daňové služby;
společnost zajišťující správu webových stránek;
společnost zajišťující úložiště (Google Ireland Limited a Microsoft Ireland Operations Limited);
společnosti zajišťující poskytování právních, účetních či daňových služeb;
veřejnost v rámci organizování akcí.

Pokud Ústav sdílí Vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činí tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).

D. Vaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu

Ústav Vás tímto informuje, jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva. Jedná se o následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům, což znamená, že si kdykoliv můžete požádat o potvrzení Ústavu, zda Osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak můžete požádat o poskytnutí kopie Vašich osobních údajů a o informace, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či právo vznést námitku, odkud Vaše osobní údaje byly získány a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Součástí tohoto práva je mimo jiné právo žádat informaci o tom, komu jsou Vaše osobní údaje předávány, či jak dlouho jsou osobní údaje uloženy.

Právo na opravu osobních údajů, což znamená, že můžete požádat Ústav o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz osobních údajů, což znamená, že Ústav musí vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) to ukládá zákonná povinnost nebo (v) odvoláte již udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.

Právo na omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že dokud se nevyřeší jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, zejména pak pokud (i) popíráte přesnost Vašich osobních údajů, a to po dobu potřebnou k tomu, aby Ústav přesnost ověřil, (ii) je zpracování protiprávní a odmítáte výmaz Vašich osobních údajů a žádáte omezení jejich zpracování, (iii) Ústav již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování nebo (iv) jste vznesli námitky proti zpracování, a to po dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Ústavu převažují nad Vašimi, pak nesmí Ústav Vaše osobní údaje zpracovávat.

Právo na přenositelnost osobních údajů, což znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto osobní údaje jinému správci.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, což znamená, že Ústav Vaše osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů znamená, že můžete kdykoliv odvolat Vámi udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Ústav v takovém případě přestane zpracovávat osobní údaje pro účely, pro které byl souhlas získán. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailové adrese Ústavu [email protected].

E. Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u Ústavu také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. Změny těchto informací o zpracování

Tyto informace o zpracování jsou účinné od 1. 1. 2024.