Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo GDPR) ukládá mimo jiné každému subjektu, který zpracovává osobní údaje učinit přiměřená organizační a technická opatření, a zajištění ochrany osobních údajů fyzických osob (členů organizace nebo pobočných spolků a klientů/uživatelů služeb).
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Institut ekonomického vzdělávání z. ú. se sídlem Příčná 1892/4, 110 00 Praha, IČ 05418372, zapsaná v OR spisová značka U 493 Městského soudu v Praze (dále jen “Správce”).
Správce osobních údajů můžete kontaktovat:
– písemně na adrese Příčná 1892/4, 110 00 Praha,
Na uvedených kontaktech můžete požadovat podrobnosti o zpracování osobních údajů a využít svoje práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů.
Automatizované individuální rozhodování
Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 nařízení GDPR.
Právní tituly zpracování – plnění právní povinnosti
Osobní údaje fyzických osob – zaměstnanců a pracovníků Správce jsou zpracovávány na základě platných právních předpisů, zejména zákoníku práce pro potřeby zajištění zúčtování mezd a daní, prokazování ve vztahu k Inspektorátu práce, České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám a Finanční správě České republiky.
Osobní údaje fyzických osob – dodavatelů a/nebo partnerů správce fyzických osob a/nebo kontaktních osob dodavatelů a klientů právnických osob (např. škol) jsou zpracovávány pro potřeby prokazování vůči Finanční správě České republiky, případně vůči dalším institucím veřejné správy.
Právní tituly zpracování – plnění smlouvy
Osobní údaje fyzických osob, klientů Správce, tedy uživatelů služeb Správce, jsou zpracovávány na základě plnění Smlouvy o poskytování služeb – bez poskytnutých informací ze strany uživatele nelze účel poskytovaných služeb naplnit.
Pro účel plnění Smlouvy o poskytování služeb se zpracovává: Jméno a příjmení, studijní ročník, adresa školy, region (kraj), telefon, e-mail, případně další údaje sdělené uživatelem služeb nebo subjektem osobních údajů.
Veškeré smlouvy jsou pro účely zpracování účetnictví a pro účely prokazování vůči institucím veřejné správy (Finanční správa České republiky aj.) uchovávány v elektronické a listinné podobě po dobu 10 let včetně dokladů o platbách.
Zveřejňování výsledků
Právní tituly zpracování – oprávněný zájemce
Osobní údaje fyzických osob – zaměstnanců, klientů správce a/nebo jejich kontaktních osob (včetně potenciálních klientů) a dodavatelů správce a/nebo jejich kontaktních osob (včetně potenciálních dodavatelů) jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu v následujících případech:
– předsmluvní jednání o vzniku pracovně-právního vztahu;
– zajištění bezproblémového vztahu s klienty/uživateli služeb (i potenciálními), při plnění služeb (jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, pohlaví, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu s uživatelem služeb) po dobu 5 let od posledního kontaktu (tzn. ukončení pracovního vztahu pro zaměstnance, poslední využití služeb organizace klientem/uživatelem, posledního poskytnutí služeb ze strany dodavatele/partnera organizace) subjektem osobních údajů;
– prokázání kompetence správce coby poskytovatele služeb formou referencí
– marketingové aktivity vůči stávajícím uživatelů služeb – např. zasílání pozvánek na další ročníky apod.
– zajištění dodavatelských služeb a subdodávek a externího zpracování osobních údajů včetně prostého přístupu (jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu s dodavatelem) po dobu 10 let od posledního kontaktu se subjektem osobních údajů.
Právní tituly zpracování – souhlas se zpracováním osobních údajů
Osobní údaje fyzických osob, klientů/uživatelů služeb, kontaktních osob klientů a zaměstnanců Správce (jméno, příjmení a fotografie), jsou zpracovávány na základě souhlasu klientů se zpracováním osobních údajů pouze v případě, že jsou používány k činnostem souvisejícím s organizací a propagací poskytovaných služeb a PR Správce.
Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu pouze po dobu, na kterou byl souhlas udělen. Souhlas může být subjektem údajů kdykoli písemně odvolán nebo může být subjektem osobních údajů prodloužen. Souhlas se vztahuje pouze na osobu, který souhlas podepsala nebo jinak elektronicky ověřila. Souhlas je sepsán a evidován v elektronické podobě jako samostatný dokument.
Na základě souhlasu zpracovává Správce osobní údaje studentů (účastníků olympiády) zejm. pro případy předávání třetím subjektům za účelem zajištění propagace, umožnění čerpání výher a užívání služeb, a za účelem zveřejnění výsledků finálového kola Ekonomické olympiády. Osobní údaje studentů na základě souhlasu je Správce oprávněn zpracovávat nejdéle po dobu 1 roku od konání finálového kola toho ročníku Ekonomické olympiády, ve kterém byl souhlas udělen.
Na základě souhlasu zpracovává Správce osobní údaje koordinátorů (učitelů) zejména za účelem pořádání a organizace Ekonomické olympiády a zajištění spolupráce s partnery Správce v souvislosti s Ekonomickou olympiádou. Osobní údaje koordinátorů na základě souhlasu je Správce oprávněn zpracovávat nejdéle po dobu 5 let.
Práva fyzických osob a/nebo klientů Správce související se zpracováním osobních údajů
Máte právo kdykoliv se obrátit na výše uvedené kontakty a domáhat se svých práv, která jsou občanům – tj. zaměstnancům správce (vč. potenciálních) nebo dodavatelům a klientům fyzickým osobám (vč. potenciálních) nebo kontaktním osobám dodavatelů a klientů právnických osob (vč. potenciálních) – dána nařízením GDPR:
- Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo získat potvrzení, zda o Vás zpracováváme osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům včetně informací o tom: za jakým účelem jsou zpracovávány, o postupu zpracování, na jak dlouho budou tyto údaje uloženy a zda jsou údaje zpřístupněny dalším subjektům.
- Právo na opravu: Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Také máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.
- Právo na výmaz (právo být zapomenut): Máte právo na to, aby byly Vaše osobní údaje vymazány a nebyly dále zpracovávány, pokud je splněna některá z následujících podmínek: údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; pokud jsou údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, Vy tento souhlas odvoláte a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování údajů zpracovávaných pro účely přímého marketingu; údaje byly zpracovány protiprávně.
Správce zpracovává osobní údaje klientů fyzických osob, resp. kontaktních osob právnických osob zejména pro účely plnění Smlouvy o poskytování služeb, a není tedy možné během 10 let od skončení jejich poskytování účinně zajistit ukončení jejich zpracování. V případě souhlasu se zpracováním lze takový souhlas odvolat jen v případech, kdy byl souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnut (marketingové a propagační účely Správce).
- Právo na omezení zpracování: Máte právo, abychom dočasně omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud je splněna některá z následujících podmínek: popíráte přesnost těchto údajů; zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k ověření přesnosti údajů; zpracování je protiprávní; údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy požadujete pro obhajobu právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování; zpracování bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody pro zpracování převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Po objasnění či nápravě nepřesností, se další zpracování osobních údajů řídí zejména právním důvodem a účelem zpracování.
- Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a máte právo předat tyto údaje jinému subjektu za podmínky, že se zpracování provádí automatizovaně, a že jste údaje poskytli na základě Vašeho souhlasu nebo jsou zpracovány na základě plnění smlouvy.
- Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu našeho či třetí strany.
V případě vznesení námitky údaje dále nezpracováváme, pokud se neprokáží závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo důvody pro obhajobu právních nároků.
Lhůta pro vyřízení žádosti
Správce osobních údajů je povinen vyřídit žádost subjektu údajů bez zbytečného odkladu a v každém případě do 30 dnů od obdržení žádosti.
Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správci je uložena povinnost subjekt údajů o takovém prodloužení informovat, a to do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.
Správce nemusí poskytovat subjektu údajů informace o jeho zpracovávaných osobních údajích za situace, že subjekt už tuto informaci má (např. je zveřejněna na webových stránkách Správce www.inev.cz).
Kontakt pro uplatnění práv subjektů osobních údajů
Správce osobních údajů můžete kontaktovat:
– písemně na adrese Příčná 1892/4, 110 00 Praha
S případnou stížností v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů se můžete obrátit i na Úřad na ochranu osobních údajů.